Az intézmény által készített/ügykezelt dokumentumok

1. A központi szintről kapott, rádiógramok, útmutatások, átiratok, metodológiák, stb., amelyek a személynyilvántartást szabályozzák és azoknak a megyébe való kiközlési átirataik;

2. A 677/2001. sz. Törvény előírásai szerinti adatszolgáltatási regiszter (2018. 05. 25.-ig), A természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról és a 95/46/CE Direktíva hatályon kívül helyezéséről szóló (EU) 679/2016 Szabályzat (Az adatvédelemre vonatkozó általános szabályzat);

3. A Személynyilvántartás Országos Regiszterből a személyes jellegű adatszolgáltatásra vonatkozó levelezés, REN-FEC;

5. Negyedéves tevékenységi tervek, az elvégzett tevékenységek kiértékelő elemzései, negyedéves és féléves tevékenységi jelentések a személynyilvántartás vonalán;

6. Ellenőrzési tervek, a megye Személynyilvántartó helyi közösségi közszolgálatainál végzett metodológiai tematikai ellenőrzések következtében született főbb következtetéseket tartalmazó ténymegállapító jegyzékek és jelentések;

7. Személycserével történő, személyazonosító okiratoknak a kibocsátására vonatkozó dokumentumok;

8. A Maros Megyei Személynyilvántartó Főigazgatóság kérésére, a Bukarest-i Személynyilvántartó és Adatbázis Kezelő Igazgatóság által kibocsátott álláspontokra küldött válaszok, a Személynyilvántartó helyi közösségi közszolgálatok kérésére, a Maros Megyei Személynyilvántartó Főigazgatóság által kibocsátott álláspontok;

9. A személynyilvántartó szolgálatok szintjén az irányítási tevékenységeket nyilvántartó regiszter;

10. A személynyilvántartás vonalán végzett főbb tevékenységekre vonatkozó statisztikai kimutatások (napi, havi, negyedévi, félévi, éves, stb.);

11. A román állampolgárok személyazonossági okiratainak legalizálási tevékenységére vonatkozó időszakos összesítők és elemzések;

12. A roma nemzetiségű állampolgároknak, az intézményesített személyeknek, a száz éven felüli személyeknek és a Moldovai Köztársaságból származó állampolgároknak, a személynyilvántartás vonalán történő legalizálásra vonatkozó tevékenységek és jelentések levelezései;

13. A személynyilvántartás vonalán a szakmai- és szakképzésre vonatkozó dokumentumok, összehívók, napirendek, gyűlés jegyzőkönyvek, jelenléti névsorok;

14. A külföldi lakhellyel rendelkező román állampolgári státusznak a megszerzésére vonatkozó átiratok, a személynyilvántartó helyi közösségi közszolgálatoknak megküldött külföldi lakhellyel rendelkező román állampolgárokra vonatkozó közlések, az ezen személy kategóriához tartozó személyazonossági okiratainak a benyújtási közléseik és átirataik;

15. Más hatóságokkal és közintézményekkel, természetes személyekkel való kapcsolatból született levelezési átiratok;

16. Új személynyilvántartó helyi közösségi közszolgálatoknak a létrehozására és az intézmény szintjén a személynyilvántartó ablak létrehozására vonatkozó dokumentumok;

17. A választások vonalán lebonyolított tevékenységekre vonatkozó kimutatások, jelentések (népszavazások, helyi, parlamenti, európai parlamenti és elnöki választások);

18. Egyes személyek azonosságának a tisztázására vagy meghatározására vonatkozó ellenőrzési kérelmek, telefon jegyzékek és átiratok;

19. A rendelkezéseknek, útmutatásoknak, rádiógramoknak, stb. feldolgozási jegyzőkönyveinek a regisztere;

20. A nem minősített levelezésnek az átadási és továbbítási nyilvántartásai és jegyzékei;

21. A Belügyminisztérium vezetősége által kibocsátott rendeletek és útmutatások nyilvántartó regisztere;

22. A Belügyminisztérium vezetősége által kibocsátott rendeleteknek, útmutatásoknak az éves/szükséges leltározások/megsemmisítések alkalmával íródott jegyzőkönyvek;

23. A minősített dokumentumok regisztereit, nyilvántartásait, jegyzékeit nyilvántartó egységes regisztere;

29. A szolgálati titkos információkhoz való hozzáférési engedélyeket nyilvántartó regiszter;

33. A Személynyilvántartó Országos Regiszterében ellenőrzött személyek nyilvántartási regisztere;

34. Az új személyzetnek az ismereteit tesztelésének alapját képező dokumentumok, a Személynyilvántartó Országos Regiszterében a konzultálás és aktualizálás érdekébe, a kezelő kódjának és jelszójának az odaítélésének az érdekébe;

35. A személyazonossági okiratok kibocsátási és a tartózkodási hely megállapítási kérelmekre vonatkozó regiszter;

36. A személyazonossági okiratok kibocsátási kérelmei és azon a vonalon történő levelezés;

37. A tartózkodási helynek a megállapításának a megjegyzéseinek a bejegyzési kérelmei és azon a vonalon történő levelezés;

38. A személynyilvántartás terén íródott kihágási jegyzőkönyveket nyilvántartó regiszter;

40. A személyazonossági dokumentumoknak és a választói kártyáknak a megsemmisítési jegyzőkönyvei;

42. A személyazonossági igazolványok gyártási sorozatainak a kísérő nyilvántartóinak a kimutatására vonatkozó regiszter;

43. Az ügyféliroda szintjén átvett személyazonossági igazolványok gyártási sorozatainak a kísérő nyilvántartói;

44. Az ügyfélirodában végzett tevékenységek mutatói, időszakos jelentések;

46. A belső/menedzseri ellenőrzés szabványainak a bevezetésének az alapjait képező dokumentumok;

47. A Személynyilvántartó és Adatbázis Kezelő Igazgatóság rádiógramjai, útmutatásai, biztonsági normái, stb. és az informatikai vonalon a Személynyilvántartó helyi közösségi közszolgálatokkal való levelezés;

48. A hatóságok és a közintézményekkel való levelezés, a román állampolgárok legalizálásának a terén, személyazonossági okiratokkal, a személyek státuszának a tisztázása, stb.

1. Az anyakönyvezési tevékenységre vonatkozó éves, féléves és negyedéves kimutatások;

3. A tevékenységi tervekbe foglalt tevékenységek értékelésének a negyedévenkénti elemzései;

4. A bizonyítványok/kivonatok átírására, az okiratok kiigazítására, a születések késve iktatására, a vezetéknév/utónév megváltoztatására vonatkozó referátumok és véleményezések;

5. Az anyakönyvelési okiratokról, a hivatalos felhasználás érdekébe készített kivonatok;

6. Az anyakönyvezési tevékenység éves és havi tervére vonatkozó grafikon;

9. A román állampolgárságról való lemondásra/visszavételre vonatkozó megjegyzések;

13. A központi szintről kapott útmutatások, rádiógramok, metodológiák, intézkedési tervek, stb. és azon a vonalon a megye 102 közigazgatási területi egységeivel való levelezés;

14. Az anyakönyvezési tevékenységre vonatkozó levelezés a központi, megyei és helyi hatóságokkal;

18. A kiigazítási, átírási, a születések késve iktatási, válási, hivatalos használatú kivonatok kimutatás – jegyzék;

19. A kitöltetlen anyakönyvi bizonyítványok eltűnésére vonatkozó levelezés;

20. A belső/menedzseri ellenőrzési szabványok bevezetési alapját képező dokumentumok.

A Maros Megyei Személynyilvántartó Főigazgatóság Bevételi és kiadási költségvetése;
Az éves költségvetés végrehajtási elszámolás;
Éves könyvelési számvetés;
Az éves számvetés értelmező beszámoló;
Negyedéves könyvelési számvetés, a hozzátartozó mellékletekkel és értelmező beszámoló;
Pénzügyi és könyvelési műveletekre vonatkozó Igazoló íratok (szükségszerűségi jegyzékek, igazoló jegyzékek, referátumok, számlák, utalványozások, fizetési utalvány);
A pénzügyi – könyvelési kérdésekre vonatkozó útmutatások, átiratok, rendeletek, a helyi és központi közigazgatási hatóságokkal, más intézményekkel, természetes és jogi személyekkel való levelezés;
Pénztárnapló – bevételeket és kiadásokat igazoló okiratok – fizetési meghagyások, befizetési lap, menlevelek;
Hitelnyitások;
A kifizetési és kiadási végrehajtási számlák;
Időszakos jelentések, tanulmányok, elemzések, informálások;
Fizetési jegyzékek, II. példány;
A személyzeti kiadások felügyelete;
Statisztikai jelentések;
Éves leltárak, anyagi károk;
Könyvelési naplók és mérlegek;
A beruházásokra, finanszírozás megnyitásra vonatkozó okiratok;
Az alkalmazottaknak kibocsátott igazolások (másolatok);
A szerződéseket nyilvántartó regiszter;
Könyvviteli napló;
Leltárkönyv;
Főkönyv;
A műszaki – anyagi beszerzésre vonatkozó referátumok, szerződések és más okiratok;
Az intézmény székhelyén, a munkavédelemre, a tűzesetek megelőzésére és oltására vonatkozó tervek és egyéb anyagok;
A gépjárművek használatára (menetlevelek, FAZ, üzemanyag fogyasztás, műszaki ellenőrzések) és javítására vonatkozó dokumentumok, az üzemanyag fogyasztás havi kimutatása, más dokumentumok;
Átutalási bonok, javak mozgási bonjai, anyaghasználati bonok, stb.;
Az irattári tevékenység irányítási és ellenőrzési jelentések és jegyzőkönyvek, stb.;
Az irattári egységek iktatóinak a folyamatos nyilvántartási regisztere;
Az irattár tárolási regisztere;
Az időszakos belső/külső auditálási regiszter, levelezés;
Az állóeszközök regisztere, dokumentumok, amelyek az állóeszközök amortizálási számolási alapját képezik;
A saját megelőző pénzügyi ellenőrzési láttamozáskor felmutatott tevékenységekre vonatkozó regiszter;
A munkabiztonságra, a tűz elleni védelemre és a munkavédelemre, a hulladékok szelektív gyűjtésére vonatkozó, stb. dokumentumok;
Igazoló dokumentumok, amelyek a kollektív munka egyezmény/szerződés alapján az alkalmazottak jogainak a kifizetésének az alapját képezik;
A belső/menedzseri ellenőrzés szabványainak a bevezetésének az alapját képező dokumentumok.

1. A személynyilvántartó központi hatóságokkal és a személynyilvántartó helyi közösségi közszolgálatokkal való levelezés;

2. Más közintézményekkel és központi és helyi hatóságokkal és természetes személyekkel való levelezés;

3. Az igazságszolgáltatási intézményekkel való eljárási okiratok (perbehívási kérelmek, válasz íratok, tárgyalás feljegyzések, stb.);

9. Folyamodványok, ellenőrző jegyzékek, levelezések és azoknak a válaszlevelei;

11. Negyedéves intézkedési tervek, a negyedévenként, félévenként végzett tevékenységek értékelő elemzései, tevékenységi jelentések, negyedéves, féléves kimutatások;

12. Az intézmény vezetősége által ügyfélfogadáskor meghallgatott személyek nyilvántartási regisztere;

13. Dokumentumok, amelyek a tevékenységi terület jogi előírásainak és az intézmény tevékenységének az ismertetése (informálások, sajtóközlemények, a sajtóban közölt cikkek, sajtókapcsolatok nyilvántartása, stb.);

14. Az 544/2001. sz. Törvény szerinti közérdekű információkra vonatkozó kérelmeket nyilvántartó regiszter;

15. A közérdekű információközlési kérelmek megoldásának az alapját képező dokumentumok;

17. A belső/menedzseri ellenőrzés szabványok bevezetési alapját képező dokumentumok, levelezés a Maros Megyei Tanáccsal, időszakos jelentések, éves programok, stb.;

18. A szolgálat szintjén végzett tevékenységet tükröző időszakos jelentések, informálások, szintézisek;

1. Létszámkeret, szervezeti felépítés, indokolások, határozattervezetek és a Maros Megyei Tanács határozatai, az előzetes véleményezések megszerzésének a levelezései;

2. A személynyilvántartó központi hatóságokkal és a személynyilvántartó helyi közösségi közszolgálatokkal való levelezés. Más közintézményekkel és központi és helyi hatóságokkal és természetes személyekkel való levelezés;

3. A Maros Megyei Személynyilvántartó Főigazgatóság vezérigazgatójának a rendeletei;

4. A köztisztviselők kinevezésére, felmentésére, szolgálati viszonyaik módosítására, a szerződéses személyzetnek az alkalmazására, munkaszerződéseik módosítására és lezárására vonatkozó rendelettervezetek. A fizetési jogok meghatározása vagy módosítása;

5. A személyzet helyzetére vonatkozó havi, negyedéves, féléves, éves statisztikai jelentések;

7. A köztisztviselőkre vonatkozó adatbázis. A köztisztességek nyilvántartása, a köztisztviselők aktái, vagyon- és érdeknyilatkozatok. A Köztisztviselők Országos Ügynökségének a pontosításai, véleményezések és más dokumentumok a köztisztségre és tisztviselőkre vonatkozóan. A köztisztviselők munkaköri leírása. A köztisztviselők szakmai teljesítményeiket értékelő jelentések;

8. Az alkalmazásokra/toborzásokra, a személyzet előmenetelére, versenyekre/vizsgákra vonatkozó dokumentációk;

9. A szociális hozzájárulások, a jövedelmi adó kifizetési kötelezettségekre vonatkozó nyilatkozatok és a biztosított személyek névszerinti nyilvántartása, az Egészségügyi Biztosító Pénztártól az összegek visszaszerzési kérelmei;

11. A köztisztviselők vagyonnyilatkozataiknak a nyilvántartási regiszter és érdeknyilatkozataiknak a regisztere;

12. A szerződéses személyzet részére, a személyzeti akták, az állások munkaköri leírása és az éves tevékenységét értékelő adatlap;

13. A pihenő szabadságok beosztása, szabadságolási kérelmek, a pihenőszabadságról való visszahívások, válaszok, jelentések, a pihenő szabadságokra vonatkozó referátumok, tanulmányok, stb.;

14. Az alkalmazottaknak kibocsátott igazolások, az általuk kérelmezett más bizonyító átiratok és ajánlások az alkalmazottaknak. A munkarégiség bizonyítására vonatkozó igazolások és dokumentumok, az alkalmazottaknak a nyugdíjazási aktáikhoz;

15. A forrásadóra vonatkozó informatív nyilatkozatok és a megvalósított jövedelmek/károk, a jövedelemre jogosultak szerint, a személyes kedvezmények megállapítására vonatkozószemélyes nyilatkozatok, a részletekre, bérletekre, letiltásokra vonatkozó akták;

19. Az intézmény vezetője által kibocsátott rendeletek nyilvántartó regisztere;